Skladové hospodářství - komplet, skladový software

Systém evidence skladového hospodářství programu Alfa obsahuje veškeré možnosti pro skladovou evidenci a umožňuje plně obsloužit dodavatelsko-odběratelské vztahy. Skladový program je optimalizovaný pro jednoduché a rychlé zadávání dokladů a přehledné sledování všech operací se skladovými zásobami. Skladové hospodářství lze rozšířit o dopňkové moduly Opravny a servisy, úschovna, Pokladní prodej, Výrobu, Reklamace, e-shop synchronizér. V případě, že ze skladu nebudete zboží prodávat, bude Vám pro Vaší práci stačit modul Skladová evidence.
V našem skladovém hospodářství je připraven i speciální režim pro knihkupectví.
Cena za skladové hospodářství - komplet již od 290 Kč/měs.
Skladový systém Alfa obsahuje vše, co potřebujete pro komplexní vedení skladového hospodářství.

Prohlédněte si videoukázky programu Skladové hospodářství

Skladové hospodářství - základní charakteristika

Práce s doklady

• Maximální jednoduchost a rychlost

  Při pořizování libovolného druhu dokladu oceníte maximální jednoduchost, rychlost obsluhy i dostupnost všech potřebných informací. Zvlášť je kladen důraz na možnost obsluhy programu pomocí klávesnice. Skladový program Alfa bez problémů zvládne i statisíce skladových karet.

• Typy dokladů

  V modulu lze provádět následující pohyby: příjem, výdej, převod, inventura, prodej za hotové, zálohová faktura i jako daňový doklad, dodací list, faktura, objednávky, rezervace, nabídkové listy. Každá položka dokladu, mimo nabídkových listů, okamžitě aktualizuje stav skladu, zálohová faktura a rezervace ovliňuje jen zásobu disponibilní.

• Výběr položek do dokladu, plná podpora čtečky čárového kódu

  Výběr karty do položek dokladu pomocí čárového kódu nebo podle názvu. Způsob výběru je možné libovolně kombinovat, je kladen důraz na maximální jednoduchost a rychlost výběru karty. Na kartě lze evidovat až tři kódy až do délky 50 znaků (např. kód vlastní, kód dodavatele a EAN). Jsou podporovány jak čtečky emulující klávesnici (klávesnicové), tak i čtečky připojené přes sériový port.

• Ochrana před chtěnými zaměstnaneckými ztrátami

  Pracovníkovi lze v přístupových právech zakázat opravy dokladů, příp. povolit pouze opravy u např. posledních pěti dokladů; v opačném případě může pracovník kdykoliv opravit libovolný doklad. Všechny provedené opravy program zaznamenává do archivu změn u daného dokladu (číslo pracovníka, datum a čas změny, měněný údaj). V případě, že se u jednoho počítače střídá více pracovníků, existuje možnost zadávat heslo před zápisem každého dokladu - evidence kdo a kdy vystavil konkrétní doklad.
  

• Řady dokladů v rámci druhu dokladu

  Neomezený počet řad dokladů v rámci druhu dokladu, např. na serveru provozujete tři prodejny, pak můžete mít tři řady pro faktury (např. FaL, FaP, FaU), prodejky apod., v rámci každé řady jsou doklady automaticky číslovány s možností obsazování případně vzniklých děr v řadě dokladů.

• Neomezený počet skladů

  Ve skladovém hospodářství můžete mít libovolný počet skladů, přičemž lze určit, že např. prodejna A může pracovat jen se sklady 5 a 6, prodejna B se sklady 8 a 9 a 15 atd. Samozřejmostí je, že v jednom dokladu lze použít kombinaci libovolných povolených skladů. Skladový software Alfa v maximální míře podporuje prodej z komisních skladů - viz dále.

• Příjem na sklad

  • Příjem s možností pořizování v cizí měně, rozpočítání zřizovacích výdajů i slevy za doklad do nákupní ceny apod. Při zápisu je nabízena cena poslední nákupní, kterou je možné dle potřeby kdykoliv změnit.
    
  • Možnost tisku čárových kódů přímo z programu jak na archy, tak i na speciální tiskárny na role štítků. Tisk je prováděn ve vazbě na provedený příjem - kolik jednotek přijmu, tolik štítků se, po případné korekci, tiskne. Program umožňuje i automatické generování kódu EAN k nově zakládané kartě

• Objednávky k dodavatelům - 3 způsoby pořizování

  1. Ruční zápis
  2. Generování z karet.
     Na skladové kartě je možné zadat dodavatele, minimální a maximální zásobu. Při podkročení minimální zásoby zásobou fyzickou nebo disponibilní bude do objednávky generována položka v množství do maximální zásoby. Toto množství je ještě poníženo o nevyřízené objednávky.
  3. Generování z nevyřízených rezervací, tj. z objednávek Vašich zákazníků.
     obdoba generování z karet, avšak do procesu vstupují pouze položky z vybraných rezervací
  Z dříve zapsaných objednávek dále můžete generovat příjem, přičemž skladový program Alfa umožňuje i postupné vyřízení objednávky.

• Fakturace, zálohové faktury, dodací listy, prodej

  V dokladu jde kombinovat karty skladové i karty služeb, pro vytváření dokladů v cizí měně využijete automatické stahování kurzu ze stránek ČNB; přepočet dokladu může být buď z Kč do cizí měny nebo opačně. Doklady je možné tisknout v češtině a dále dle nastavení v angličtině, němčině či slovenštině.
  

• Tvorba prodejní ceny v dokladu, práce se slevami

  • V hlavičce dokladu můžete zadat číslo prodejní ceny, slevu za doklad a slevu ze slev. Tyto údaje se mohou automaticky přenést od vybraného odběratele, sleva ze slev i v závislosti na způsobu platby. Je možné označit karty, na kterých se slevy nemají aplikovat (např. poštovné).
  • Do položky dokladu je plněna cena z karty, cenu lze v dokladu ručně upravit. Přístupová práva umožňují zakázat změnu prodejní ceny, případně je hlídána nastavená minimální marže (nebo zisk).
  • V položce jde rovněž zadat procento slevy a program vypočítá cenu po slevě, ev. zadat cenu po slevě a je vypočteno procento slevy.
  • Číslo prodejní ceny a procento slevy lze zadat i u odběratele pro určitou skupinu zboží.
  • Číslo prodejní ceny, procento slevy nebo konkrétní cenu lze zadat i u odběratele pro konkrétní skladovou kartu (např. firemní ceník).

• Generování dokladu z jiných dokladů

  Ze zapsaného dokladu lze jednoduše generovat následné doklady dle potřeby - např. objednávku z rezervací, příjem z objednávky, fakturu z dodacího listu apod. (obecně skladový program umí generovat libovolný doklad z jiného libovolného dokladu) Při generování dokladu z rezervace nebo objednávky je hlídána i částečná realizace vstupního dokladu.
  

• ARES a systém OCTOPUS - prověřování tuzemských firem

  • ARES - administrativní registr ekonomických subjektů je informační systém Ministerstva financí, který umožňuje vyhledávání informací o ekonomických subjektech registrovaných v České republice. Po zadání IČ nového obchodního partnera bude v Alfě naplněna adresa a DIČ dle údajů z registru ARES.
  • Napojení adresáře firem na systém OCTOPUS - u každého obchodního partnera je zobrazeno tzv. score, které Vám podává informaci o spolehlivosti vašeho obchodního partnera. V Alfě je možné nastavit autamatické stahování aktuálních informací ze systému OCTOPUS.

• Zápis odběratele / dodavatele do dokladů

  • S vazbou na adresář obchodních partnerů - získáváte detailní přehled dokladů daného obchodního partnera.
  • Nestálci (= příležítostní odběratelé) - adresu zadáváte přímo v dokladu.
  • V Nabídkách a Prodejích za hotové je adresa nepovinná.

• Maximální částka neuhrazených pohledávek nebo nevyfakturovaných dodácích listů

  Pomocí údaje kredit a kredit pro dodací listy v Adresáři firem bude po překročení povolené hodnoty blokována další fakturace nebo výdej na dodací listy. Po i částečném uhrazení pohledávek je činnost automaticky povolena.

• Evidence zakázek

  Zakázku je možné zadat buď u hlavičky dokladu nebo u jednotlivých položek libovolného dokladu. Přednost má zakázka zadaná u položky. Zařazením dokladu vznikne účetní doklad, kde položky se zakázkovými účty obsahují tuto zakázku.

• Zasílání dokladů

  Možnost hromadného odesílání dokladů emailem - např. vyberete 20 faktur a tyto místo tisku hromadně rozešlete na e-mailové adresy uvedené v Adresáři firem. Příp. k vytištěným dokladům vytisknete štítky nebo obálky. Doklad je rozvržen tak, aby bylo možné ho jednoduše složit do obálky s okénkem.

• Vazba na podvojné účetnictví Alfa

  Zařazením vybrané doklady vstoupí do účetnictví podle předem definovaných předkontací, které jsou automaticky plněny až do jednotlivých položek dokladu. Prodávající se nemusí o nic starat, vše vyřeší skladové hospodářství Alfa. V účetnictví automaticky vzniknou správné doklady, ať se jedná o vývoz nebo režim přenesení daňové povinnosti. Všechny účetní doklady obsahují informaci o zakázce nebo středisku, případně i o úhradě.

• Ukázky některých sestav

  Velké množství přehledů modifikovatelných podle celé řady kritérií (období, výběr skladu, odběratel, skladové karty), nejrůznější kritéria pro datové řazení sestav. Export všech přehledů do formátu MS Excel, Acrobat Reader, Html.
  

Typy karet a jejich možnosti

• Karty skladové

  Karty, na kterých je evidována skladová zásoba a nákupní ceny. S každým pohybem je aktualizována kromě zásoby i cena poslední nákupní, průměrná nákupní a průměrná skladová.
  

• Karty služeb

  Karty slouží k prodeji služeb nebo i zboží, u kterého však neevidujete skladovou zásobu. Na kartě múžete zadat doplňkový text, který se přenese i do položky dokladu. Zde jej pak můžete dle potřeby dále upravit.
  

• Členění karet do skupin

  Členění karet do skupin je jednou z možností, jak seznam evidovaných karet zpřehlednit. Členění využijete pro snadný výběr karet do dokladu, pro filtraci v editorech nebo pro různé tiskové sestavy.

• Metoda ocenění skladu, metody účtování

  Sklad je oceňován metodou FiFo (první dovnitř, první ven), každé zboží přijaté s danou skladovou cenou je s touto stejnou cenou i vyskladňováno. Nedochází tedy k žádnému průměrování skladových cen. Průměrná skladová cena zboží na skladě je pouze zobrazována na skladové kartě každého zboží. Stav skladu ve skladových cenách tedy přesně odpovídá tomu, co je aktuálně na skladě a věrně odráží finanční situaci skladu. Skladové hospodářství Alfa podporuje metody účtování A i B.

• Zásoba na kartě skladové

  Na skladové kartě je evidována aktuální fyzická zásoba a zásoba disponibilní, což je aktuální fyzická zásoba ponížená o nevyřízené rezervace zboží a nevyřízené zálohové doklady.

• Prodejní ceny na kartě

  Na každé kartě je možno zadat šest prodejních cen. Prodejní ceny lze mezi sebou vzájemně provázat - po změně 1.ceny se podle nastavených pravidel změní i ceny č. 2 až 6 nebo po změně nákupní ceny se změní všechny prodejní ceny na kartě. Každému odběrateli můžete přiřadit číslo prodejní ceny.
  

• Měrné jednotky pro výdej

  Na kartě je zboží evidováno v základní měrné jednotce (např. ve stolitrových sudech) a pro výdej jde definovat jinou měrnou jednotku (např. 1 litr). Pak pomocí koeficientu určíte vydávanou část sudu (jedna setina) a prodejní cenu za 1 litr (např. jedna osmdesátina prodejní ceny za sud).

Propojení na e-shop, napojení na dopravce

• Komunikace s e-shopem

  Pomocí doplňkového modulu E-shop synchronizér můžete plnit rezervace (= přijaté objednávky) a současně údaje o zákazníkovi uložit do Adresáře firem. Dále dle potřeby jde z nahraných rezervací generovat objednávku k dodavateli a po dodání zboží z objednávky vygenerovat příjem. Po naskladnění zboží vygenerujete z rezervace fakturu.

• Napojení na dopravce, tisky poštovních dokladů pomocí modulu Poštovní doklady

  V agendě Fakturace je umožněno v nastavení zpřístupnit další funkce jako typ zásilky, hmotnost, číslo zásilky apod. Po vybrání dávky faktur k tisku dále lze ještě podle typu dopravy a typu platby vytisknout požadované poštovní doklady, Alfa vše 'inteligentně' řídí - zásilky určené pro PPL na soupis PPL atd. Současně jsou připraveny exporty dat do online podání České pošty, DPD a PPL a zpětný import přidělených čísel zásilek do jednotlivých faktur.

Speciality Skladového hospodářství Alfa

• Prodej přes virtuální server

  Velmi dobře propracovaný systém pro uživatele, kteří provozují více prodejen a požadují výstupy nejen za jednotlivé prodejny, ale i souhrnně za firmu. Výhodou je centrální správa obchodních partnerů včetně informací o neuhrazených pohledávkách, centrální správa všech karet i celého informačního systému Alfa. Definicí přístupových práv lze jednoduše docílit, že jednotlivé prodejny mohou pracovat pouze se svými řadami dokladů a provádět pohyby jen na svých skladech. Mají však přístup k informaci o zásobách na jiných prodejnách. A opačně - pracovník v centrále má přístup k informacím za celou firmu, jednoduchým způsobem může aktualizovat karty na všech prodejnách, řídit kredity v centrálním adresáři firem ad.
  

• Práce s komisními sklady, nejen pro knihkupectví

  • Pokud máte více komisních skladů a na každém skladu je jiný druh zboží, nemusí obsluha rozhodovat, z kterého skladu má zboží prodat. Po zadání kódu prodávaného zboží (nebo přečtení kódu čtečkou) Alfa sama určí číslo skladu.
  • Pokud máte stejné zboží na více komisních skladech, skladový program Alfa automaticky vybere položku ze skladu, na kterém je zásoba a který je pro Vás nejvýhodnější, tzn., kde je daná položka za nejnižší nákupní cenu. Před odesláním přehledů o prodaném zboží jednotlivým majitelům komisních skladů je možné ještě spustit zpětné 'přehodnocení' výhodnosti prodejů za uplynulé období. Např.: V okamžiku prodeje máte prodávané zboží na skladu číslo 5 za nákupní cenu 490 Kč. Během měsíce však naskladníte stejné zboží na sklad číslo 8, avšak za nižší nákupní cenu. Spuštěním zpětného 'přehodnocení' prodejů bude v prodejním dokladu změněn sklad 5 na sklad 8. Prodejní cena se nemění, pouze Vy máte vyšší zisk.

• Generování výrobku v okamžiku tvorby prodejního dokladu, např. výroba hydraulických hadic

  Při tvorbě dokladu zadáte u požadovaných surovin potřebné množství a skladové hospodářství Alfa vygeneruje podle surovin název výrobku. V prodejce je pak pouze výrobek jako karta služeb (textová položka) a suroviny jsou automaticky odepsány pomocí výdejky.

• Generováni souhrnné faktury z vystavených dodacích listů

  Po vybrání dodacích listů lze do konečné faktury buď převést všechny položky z dodacích listů nebo do konečné faktury vygenerovat jen jednu 'souhrnnou položku', kde je celková částka ze všech dodacích listů. V konečné faktuře je vždy uložena informace, z kterých dodacích listů byl doklad generován.